SAP Business One: El mejor software de planificación para recursos empresariales
Índice
1. Optimización de procesos
2. Módulos que SAP Business One te ofrece y sus funciones
3. Inteligencia empresarial como metodología ideal para cualquier tamaño de empresa
4. SAP Business One como software de gestión empresarial
5. Ventajas y una desventaja de SAP Business One
6. ¿Cómo puede un ERP impulsar el control de stock y ventas en mi PyME?
7. Pero ¿qué es un control de stock?
8. 3 ventajas de implementar un control de stock y ventas en mi PyME
9. ¿Cómo se utiliza un software de gestión de almacén (SGA)?
10. ¿Qué versión de SAP Business One necesita mi negocio?
11. ¿Cómo saber qué versión necesito de SAP Business One?
12. SAP Business One: Conoce las empresas que lo usan
13. Dataware como SAP Partner en México
14. Testimonios
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Imagina hacer más productiva tu empresa automatizando procesos y dedicándole el tiempo a lo que más lo vale: tus clientes. Con SAP Business One lo puedes lograr, ya que obtienes muchas posibilidades para controlar y agilizar operaciones en todos tus departamentos.
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En ocasiones, al manejar inventarios usamos técnicas que hoy se consideran rústicas u obsoletas, como tomar notas o llevar una contabilidad y registros de manera manual o bien en softwares que no permiten abastecer toda la mercancía ni operaciones realizadas. Esto sucede normalmente en empresas pequeñas, en las que no hay tanto personal ni tanta mercancía que transportar o registrar.
Así es como han empezado todos los emprendedores y es algo normal porque, después de todo, si mi empresa no es gigante y solo somos unos cuantos, ¿qué hay de malo con anotar en un papel una información importante?
Sin embargo, tendemos a olvidarnos de los errores humanos que, sin ser voluntarios, pueden tener un impacto negativo en la operatividad. Si bien siempre los tendremos, debemos saber que estamos en pleno siglo XXI y ya existen herramientas que nos ayudan a economizar tiempo, como los software tipo ERP (Enterprise Resource Planning por sus siglas en inglés).
Con esto, la información es precisa, exacta y ayuda a evitar muchos errores, además de que es visible y accesible para todos los empleados que la necesiten para realizar sus propias funciones. Además de otros beneficios que brinda la implementación de un ERP en los negocios de hoy.
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1. Optimización de procesos
El tiempo es dinero, o al menos así es como funciona en una empresa. Después de todo, si el tiempo que ocupamos para una actividad automática y repetitiva lo invertimos en otras actividades productivas, esta funciona para cualquier persona que necesite consultarla, lo que también agiliza las tareas de cada colaborador.
Un software de planificación de recursos empresariales como SAP ERP permite gestionar de manera automática toda la información de nuestra empresa, por lo que cada movimiento actualiza el estatus de cada proceso y se refleja en tiempo real y al alcance de todos. Esto beneficia directamente procesos relacionados con manejo de recursos, como se verá más adelante.
Posibilidad de almacenamiento de información en la nube
El almacenamiento en la nube supone una gran ventaja actualmente porque hasta hoy en día, la tecnología esta dando pasos agigantados y, desde que la nube llegó a nuestras vidas, ha resuelto muchos problemas para las empresas. Ahora ya no es necesario el uso de los discos físicos de almacenamiento ni la captura doble de información.
Generación de reportes
Podemos consultar datos e información, pero no solo eso. Al enfocarse en el análisis de datos, SAP ERP ofrece la posibilidad de generar reportes de determinadas actividades o estatus de ciertas tareas. Esto permite analizar y comparar información que puede funcionar para mejorar números, planear estrategias y tener un respaldo de todos los movimientos.
Al encontrarse centralizada, la información es única y se encuentra disponible para todos, con posibilidad incluso de integrar datos de otros programas interconectados a SAP, dependiendo de las actividades de cada organización.
Adaptabilidad al tamaño de la empresa
No existe una lista definitiva de las cualidades que tienen las grandes empresas porque cada una de ellas es única. Cada gran empresa aporta un grano de arena a su industria y sabe marcar la diferencia. Por esto mismo, tu empresa no es igual a las demás. Tiene necesidades, tamaño, número de colaboradores y funciones distintas, de acuerdo con su mercado y los productos que ofrece.
El sistema de gestión empresarial o ERP debe brindarte funcionalidades que se adapten a ella y trabajen en función de sus proyectos, objetivos, cultura y recursos. En este caso, los módulos juegan un papel muy importante: se han de estudiar las posibilidades y seleccionar aquellos que sean indispensables para las operaciones de la empresa, ya sea pequeña o mediana.
2. Módulos que SAP Business One te ofrece y sus funciones
Al ser un software muy completo y que cubre las necesidades de cualquier tamaño de empresa, SAP ERP ofrece funciones dentro de los denominados módulos, correspondientes a los departamentos en una organización. De acuerdo con SAP, los más usados son:
- Finanzas
- Gestión de Recursos Humanos
- Gestión de Logística y Cadena de Suministro
- Abastecimiento y compras
- Ventas
- Fabricación
- Servicio
- I+D e Ingeniería
- Gestión de activos empresariales
Podríamos decir que los módulos de Finanzas, Gestión de Recursos Humanos, Gestión de Logística y Cadena de Suministro, Abastecimiento y Compras y Servicio son los principales pilares del software para gestión de almacén SAP ERP, pues son básicos dentro de cada empresa: todas tienen ingresos, trabajadores y tienen un producto o servicio que ofrecer.
Finanzas
Este es el módulo que más interés despierta en las empresas, ya que es uno de los pilares del quehacer diario y constante. Aquí se registra toda la contabilidad y los movimientos relacionados: ingresos, egresos, pagos por cobrar o realizar a terceros, realizar informes y reportes, entre otras posibilidades.
Gestión de recursos humanos (RRHH)
Este módulo es sumamente aprovechable por cualquier empresa, ya que con él se gestiona de manera sencilla e integral la información de recursos humanos. De aquí se obtienen informes detallados sobre cada trabajador: altas, bajas, ausencias, pagos vía nómina, periodicidades y más.
Gestión de logística y cadena de suministro
Uno de los módulos más importantes que puede tener el software SAP ERP es el de logística, ya que cumple a cabalidad las funciones necesarias para tener un inventario impecable. Dentro de la empresa debe ser una prioridad la actualización de la información de manera inmediata, como saber la existencia y cantidad de productos, su almacenamiento físico, el transporte, la disponibilidad o, en caso necesario, su llegada, etc.
Abastecimiento y compras
También es muy relevante la parte de compras, ya que no existe un negocio si no hay nada que vender. Por esto mismo, este módulo funciona para gestionar los recursos necesarios al comprar a los proveedores aquello que la empresa revende o fabrica. Esto lo hace mediante creación de solicitudes de compra y contratos u otras funciones.
Ventas
Con este módulo es posible acceder a los datos de clientes potenciales e incrementar ventas mediante diferentes estrategias basadas en los mismos datos y tareas complementarias, como creación de contratos, facturación, gestión de pedidos, etc.
Fabricación
Este módulo permite gestionar los recursos necesarios para la fabricación de un determinado producto que cumpla con una cadena de suministro necesaria, desde la planificación hasta la producción, pasando por los materiales necesarios y más.
Servicio
El módulo de Servicio ofrece a la empresa gestionar datos necesarios para mantener contacto con el cliente y dar seguimiento a sus solicitudes como reparaciones, seguimiento de estatus y fidelización de clientes, entre otras funciones.
I+D e ingeniería
Esta función es muy importante para empresas que diseñan y desarrollan productos, ya que abarca etapas desde la planificación, pasando por la producción, hasta el marco legal de cumplimiento.
Gestión de activos empresariales
La función del módulo de Activos Empresariales está destinada a apoyar a las empresas a gestionar todos sus activos desde diferentes puntos: mantenimiento, planificación, operaciones, seguridad para los empleados, etc. Es una función muy conveniente para empresas de medianas a grandes.
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3. Inteligencia empresarial como metodología ideal para cualquier tamaño de empresa
Como hemos visto, SAP ERP es una herramienta muy completa para la gestión de procesos dentro de una empresa. Desde el departamento de Administración, con las funciones de los empleados o colaboradores, hasta el departamento de Ventas, encargado del trato con el cliente, pasando por las operaciones financieras y legales: todo esto forma parte de una estrategia de inteligencia empresarial. Pero ¿qué es?
¿Qué es la inteligencia empresarial?
La inteligencia empresarial es una metodología que implementan las empresas para obtener datos y, con base en ellos, tomar decisiones efectivas que permitan impulsar una organización. También se le llama inteligencia de negocios (por su nombre en inglés business intelligence) o BI.
Se lleva a cabo mediante el análisis y la recopilación de información relevante, así como de tecnología (softwares, aplicaciones) que proporcione el estado de una empresa. ¿Por qué es una metodología? Porque una metodología es una serie de pasos a seguir para solucionar un problema. Y las empresas tienen todo tipo de “problemas” a solucionar.
El equipamiento de una empresa es un reflejo de la inteligencia empresarial de la misma. Descubre todo lo que Dataware te ofrece, dando clic al siguiente botón:
3.2. ¿Por qué la inteligencia empresarial es una metodología para empresas?
La inteligencia empresarial es una metodología ideal para cualquier tamaño de empresa porque todas utilizan datos e información que pueden aprovechar para crecer. Sin embargo, aquellas que tienen ritmos acelarados de operaciones, como las medianas y grandes, pueden aprovechar todos los módulos que un sistema de gestión empresarial les brinda.
¿Cuáles son los datos que necesitan? Básicamente, cualquier tipo de información que sirva a fines específicos: incrementar ventas, incrementar productividad, mejorar procesos logísticos, etc.
Estos se recogen de bases de datos y sistemas de almacenamiento de información, que provienen de personal de distintos niveles: desde capturistas y vendedores, pasando por asesores y analistas, hasta directivos y altos mandos.
Se implementa en cualquier área, ya que todos los recursos, tanto humanos como materiales y digitales, son parte de engranajes que funcionan para servir a los demás, y todos tienen áreas de oportunidad. Así, la inteligencia empresarial no sólo obtiene estadísticas sino que también las utiliza a su favor para anticiparse al mercado y a su competencia.
Es por ello que el sistema SAP Business One es una herramienta perfecta de inteligencia empresarial: se interconecta con todas las partes y a todas les brinda información relevante para saber cómo se encuentran sus operaciones mediante los informes y análisis.
4. SAP Business One como software de gestión empresarial
Si bien SAP Business One es un software integral y beneficia a todas las partes de una organización, algunas lo implementan únicamente para cubrir las necesidades de un software para inventarios de almacén, en cuyo ámbito tiene un posicionamiento competente; es decir, es uno de los gestores de almacén más solicitados en el mundo.
Gracias a los módulos que ya conocemos y a su operatividad, es ideal para mantener la información centralizada de los almacenes y sus derivados procesos logísticos, como mantener activo un inventario al crearlo, darle seguimiento y renovarlo, brindando múltiples ventajas a los usuarios. Sin embargo, también posee algunas desventajas en la época actual.
5. Ventajas y una desventaja de SAP Business One
Ventajas
Gestión de inventario automatizado
Al ser un software especializado en automatizar el procesamiento de información, SAP Business One se encarga de actualizar todos los movimientos realizados en el inventario: entradas, salidas, existencias y productos no disponibles. Se encarga de registrar toda la información detallada para poder generar reportes de esta información.
Manejo en la nube
Con la opción de uso en la nube, SAP Business One mantiene toda la información actualizada, almacenada a disposición de todos los usuarios. Esto permite la consulta a cualquier hora, en cualquier lugar donde exista una señal de internet y en cualquier dispositivo configurado con el sistema.
Sincronización con equipo (hardware)
Todo software debe vincularse con un dispositivo, ya sea una computadora, tablet o teléfono móvil. El manejo en la nube de SAP Business One permite que la misma información se refleje en todos los dispositivos, llevando a cabo una sincronización automática.
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Desventaja
Uso de señal de internet permanente
Si bien existe una característica de SAP Business One que podría verse como desventaja, la realidad es que es una característica que cualquier software tiene actualmente: el uso de señal de internet permanente.
Usar este sistema mediante la nube supone el uso de internet de manera permanente, ya que es la manera en la que funciona y se actualiza. Por supuesto, ante fallas de electricidad o del suministro de internet, el sistema puede llegar a presentar falta de actualización.
6. ¿Cómo puede un ERP impulsar el control de stock y ventas en mi PyME?
Como ya sabemos, el software de SAP ERP es muy buscado por sus cualidades de centralización de datos, lo cual beneficia un área muy importante en una empresa: el inventario. Así, las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) tienen mayores oportunidades de impulsar su negocio al usar un software especializado para gestionar la entrada y salida de sus productos.
7. Pero ¿qué es un control de stock?
Seguramente, si estás aquí ya sabes qué es, de manera general, un control de stock o inventario. Es un sistema de planeación y gestión que nos permite contabilizar y gestionar los productos o servicios que ofrece nuestra empresa, que debe consultarse de manera recurrente para saber si pueden suministrarse a nuestros clientes cuando ellos los necesiten.
Tanto grandes como pequeñas y medianas empresas dedicadas, en especial, al almacenamiento de mercancías, en algún punto de su crecimiento han tenido que implementar un sistema de registro de inventario.
Esto permite no sólo considerar las demandas del cliente sino también aprovechar la información que el propio inventario brinda. Además, permite anticiparse a operaciones futuras, pronosticar estados e implementar estrategias que permitan tomar decisiones que beneficien a los objetivos empresariales.
Con esta información nos referimos, por ejemplo, a cuáles productos son los más vendidos, en cuánto tiempo se agotan, cuánta mercancía debe reabastecerse, cuáles son las temporadas ideales para vender un producto, etc. A través de esta información se toman decisiones para impulsar las ventas de los mismos o nuevos productos.
Esta información impacta incluso en otras áreas de una organización, ya que un crecimiento en ingresos y una excelente gestión de los recursos permite direccionar los esfuerzos hacia áreas que lo necesiten, como Marketing, Ventas, Logística o Recursos Humanos, lo que se verá reflejado en un aumento de operaciones. Así es como se ve beneficiado un control de stock.
8. 3 ventajas de implementar un control de stock y ventas en mi PyME
Con base en lo anterior, la implementación de un control de stock trae consigo 3 ventajas importantes a enfatizar del sistema SAP ERP (que ya conocemos):
- Optimización de procesos
- Actualización automática en tiempo real
- Mejor gestión de recursos financieros y humanos
Si estás interesado en más opciones tecnológicas para tus soluciones de logística e inventario, te invitamos a que solicites una demostración de este software, a través del siguiente botón:
9. ¿Cómo se utiliza un software de gestión de almacén (SGA)?
El uso de un software de gestión de almacén para realizar el control de stock funciona de una manera sencilla, en general, aunque para su instalación es necesario acudir a un especialista. El software se instala en la computadora, se configura y se vincula con los dispositivos móviles necesarios. También se proporcionan usuarios y contraseñas a cada colaborador de determinados departamentos.
10. ¿Qué versión de SAP Business One necesita mi negocio?
Tu negocio hablará por sí mismo a medida que crece. Durante este crecimiento, debes detectar las necesidades que se van presentando, por lo que la versión de SAP Business One dependerá de ellas. Existen las siguientes versiones.
Cloud
Esta versión permite mantener la gestión en la nube para mayor facilidad de centralización de información. Las ventajas de la nube, como ya sabemos, son:
- Actualización automática de información
- Visibilidad de información para todos los usuarios
- Economización de tiempo
Móvil
Esta versión permite trabajar mediante aplicaciones o apps para trabajar en cualquier lugar con una red. Las ventajas del Cloud son las mismas, con la posibilidad adicional de utilizar SAP desde el teléfono móvil, un dispositivo que puedes llevar contigo siempre.
On Premise
La versión On Premise permite obtener licencia de uso para instalación local, es decir, en los dispositivos de tu empresa.
Pues empresas como las medianas dependen de soluciones tecnológicas cada vez mayores.
11. ¿Cómo saber qué versión necesito de SAP Business One?
Para saber cuál versión necesitas, ten en cuenta lo siguiente:
Identificar tus necesidades
Solamente tú sabes qué actividades se realizan dentro de tu empresa, así como número de colaboradores, ingresos económicos y de mercancía, operaciones, procesos, etc. Una vez que sepas dónde estás, puedes decidir hacia dónde quieres llegar con un software de gestión empresarial.
Si estás interesado en ver qué podría cubrir las necesidades de tu empresa, te invitamos a que realices nuestro cuestionario de diagnóstico con el cual podrás tener una aproximación de una posible solución a esa problematica a resolver. Consulta cuál linea de productos de Dataware puede ser el indicado para tí, dando clic al siguiente botón:
Asesoría con un experto
A partir de lo anterior, siempre será importante consultar con los expertos cuál es el siguiente paso a dar, informando sobre tus necesidades y objetivos. De esta manera, un experto sabrá darte las características de cada versión de SAP y los módulos que pueden integrar el SAP adaptado a tu organización.
12. SAP Business One: Conoce las empresas que lo usan
La versatilidad y adaptabilidad de SAP Business One son enormes, al grado de ser una gran opción para cualquier tamaño de empresa, desde un comercio de menudeo (ferreterías, papelerías, restaurantes; todos de sucursales) hasta aquellas que cuentan con largas cadenas de suministro, como franquicias e industrias, y cuyo rubro es muy variado.
Su característica principal es que las empresas se encuentran en crecimiento y van acelerando su capacidad y almacenamiento de productos y/o servicios, por lo que el stock comienza a tener necesidades de gestión automatizada, para mejorar y agilizar procesos tanto de inventario como de atención al cliente.
13. Dataware como SAP Partner en México
En México, Dataware es el distribuidor líder en el mercado del software de gestión empresarial más usado en el mundo, por lo que es reconocida oficialmente como SAP Partner. Lo que la hace un distribuidor confiable, seguro y garantizado, con más de 20 años de trayectoria en el mercado de gestión de datos. Esto brinda múltiples ventajas.
En Dataware, también contamos con una vasta línea de productos de carácter de inventario y administración. Conoce todo lo que te podemos ofrecer, dando clic al siguente botón:
Ventajas de adquirir productos con un SAP Partner
13.1.1. Distribución autorizada
El objetivo principal de un distribuidor autorizado no solo es brindar un servicio de alta calidad, sino también hacerlo por medio de productos autenticados, originales y adecuados a las necesidades y exigencias del cliente. Un producto o servicio con licencia siempre es la mejor opción ante todos los riesgos de amenazas informáticas que existen actualmente.
Soporte técnico
El soporte técnico no es una tarea a ejecutar de solamente un día. Las organizaciones existen por un objetivo, que debe girar en torno al cliente y a las relaciones que se establecen con él. Por esa razón, una empresa debe priorizar el soporte técnico de su software de gestión tanto para ella como para sus clientes.
Al adquirir SAP Business One con un SAP Partner se ofrece soporte técnico con ayuda de expertos en el manejo del software de datos.
Garantías
La garantía es igual de importante al hablar de la adquisición de un software. En ella intervienen procesos como el de soporte técnico en caso de fallas, mantenimiento o reinstalaciones, así como ayuda en capacitación de uso.
14. Testimonios
Dataware, como SAP Partner en México, se enorgullece de haber comprobado de primera mano las soluciones que un software de gestión empresarial de primera calidad ofrece para impulsar la productividad de una empresa. Ahora te presentamos algunos testimonios de la efectividad de SAP para impulsar las operaciones de cualquier negocio.
Cómo impulsó SAP las operaciones de Dataware: testimonios
Dataware, empresa con más de 30 años dentro del manejo y gestión de datos informáticos, es testigo de cómo la implementación de SAP Business One ha impactado de manera positiva en la empresa.
A decir del Director General de Dataware, el Ingeniero Jean Pierre Robert, “se pudo llevar un control de los diferentes procesos” que realizaban dentro de ella, así como “tener estados financieros mucho más al día [...] y con muchos menos errores”.
También les dio “el respaldo de tomar decisiones con mayor certeza, más informadas”, en palabras del Director Administrativo Dataware, el Lic. Carlos Serrato.
Ahora que ya sabes todo lo que un sistema de gestión empresarial o ERP como SAP Business One puede hacer por ti, ¿te gustaría saber cuánto necesitas invertir? Haz clic al botón siguiente para recibir una cotización en función de las necesidades de tu negocio e impulsa su productividad.
