En la actualidad, cada vez son más las empresas extranjeras las que suman a sus procesos internos, tecnologías de la información para la automatización, organización y planeación del negocio, por lo que en consecuencia estas herramientas han propiciado el crecimiento ordenado y constante de diferentes organizaciones.
Por lo que sumar este tipo complementos tecnológicos a las empresas Mexicanas puede representar un factor de suma importancia, ya que de acuerdo al Financiero:
“En México solo el 5.9% de las empresas pymes utilizan las TIC orientadas a la gestión empresarial en la Nube (ERP), haciéndolas más competitivas y generando un incremento anual del 40% de sus utilidades netas”
Los Sistemas de ERP: ¿Qué son?
Por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning (ERP), es una herramienta que unifica los procesos administrativos de la empresa y permite gestionar las actividades diarias de la misma para obtener información oportuna del negocio y eficientar la toma de decisiones.
Estas herramientas pueden ser utilizadas por PYMES o incluso empresas transnacionales, pues ayudan a gestionar desde un solo sitio las operaciones diarias, además de que muchos ERP proporcionan la opción de vincularse con la nube, lo que permite tener soluciones rápidas y de costo reducido.
Las tres principales características de un Sistema de gestión empresarial:
Sabemos que hay muchos software y sistemas que ayudan en la gestión administrativa, financiera o empresarial, sin embargo, los ERP se distinguen por ser soluciones digitales completas, ya que son integrales, modulares y adaptables a cualquier giro empresarial. A continuación te mencionamos las principales características de estos tres puntos:
Múltiples procesos en una sola herramienta empresarial:
Toda la gestión y control de procesos se integran en una sola herramienta en la que más de una área de la empresa intercambian información y comunicación sin errores de captura y trazabilidad, esto con la finalidad de agilizar los procesos internos de una organización sin importar el tamaño.
Complementa tu sistema de gestión empresarial con módulos especiales:
Un software ERP se caracteriza principalmente por permitir elegir los complementos y agregarlos conforme las necesidades de tu empresa lo requieran. Algunos de los componentes que se pueden integrar a las funciones de tu sistema de gestión: compras, ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.
Un software que se adapta a las necesidades de tu empresa:
Otra de las ventajas de este tipo de herramientas tecnológicas es su versatilidad, pues ofrecen un sinfín de posibilidades y oportunidades para que se adapte completamente a tu empresa sin necesidad de hacer grandes cambios en la organización.
Los software de gestión se pueden implementar en más de un giro empresarial o industrial, pues contienen diversos módulos especializados y enfocados en brindar soluciones a las necesidades particulares de tu organización.
¡Descubre para qué sirve un ERP dando clic en este video!
¿En qué casos se utiliza?
El uso de estos software parte principalmente de la necesidad de lograr un mayor control en los procesos y datos de su operación. Así como homologar y mejorar la administración de su negocio mediante la utilización de una sola herramienta que integre y gestione toda la información que se genera.
Control Financiero:
Estos complementos administrativos suelen ser utilizados también para automatizar las tareas contables cotidianas, realizar el mantenimiento de las entradas del libro mayor y diario, como calculadora de impuestos y transacciones multidivisa.
Además, se pueden llevar a cabo todas las actividades bancarias, incluido el procesamiento de pagos y extractos bancarios, así como la conciliación de cuentas. Asimismo, gestionar el flujo de caja, llevar un seguimiento de los presupuestos y comparar los datos reales con los planificados para comprobar el estado del negocio en cualquier momento.
Gestión de ventas y base de datos de clientes:
Con estas potentes herramientas es posible gestionar de forma eficaz el proceso integral de ventas y el ciclo de vida de los clientes: desde el contacto inicial hasta la venta final, sin olvidar el posterior servicio y soporte de ventas. Convertir a tus clientes potenciales en clientes reales, aumentar las ventas y la rentabilidad, y mejorar la satisfacción del cliente con la ayuda de un ERP.
Distribución y control de inventario:
Podrás valorar tu inventario mediante el cálculo de costes estándar, la media variable y el método FIFO (First in, First out, en sus siglas en inglés) o PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir), entre otros; supervisar tus niveles de stock y hacer un seguimiento de las transferencias en tiempo real.
Ejecuta en tiempo real actualizaciones de inventario y comprobaciones de disponibilidad, así como gestionar la determinación de precios especiales y estándar.
Inteligencia Empresarial:
Muchos ERP permiten al usuario elegir entre una variedad de formatos de informes y de accesos de control a la información mostrada. Podrás ajustar tus formularios y consultas para satisfacer requisitos específicos sin necesidad de una formación técnica.
Asimismo, podrás configurar los valores con el fin de definir los tipos de cambio, establecer parámetros de autorización y crear funciones de importación y exportación de datos, correos electrónicos y correo internos.
¿Te gustaría conocer más sobre los beneficios que un ERP puede tener en el departamento de ventas de tu empresa? Da clic para ver el video:
¿Por qué implementarlo en las empresas?
Los software de gestión empresarial apoyan a la optimización de procesos, obtención de información oportuna, para agilizar la toma de decisiones y otorga a la empresa que lo implementa una visión integral de sus operaciones.
Estos sistemas además funcionan como herramientas efectivas para cumplir diferentes objetivos sin necesidad de mucho papeleo, trabajo excesivo o tener más de una plataforma digital para la gestión y optimización de las actividades.
Un ERP permite el acceso oportuno, preciso y confiable a toda la información de la empresa, además de ofrecer la posibilidad de restringir los accesos de acuerdo a la posición o privilegios de los usuarios.
Otra de las razones principales es la optimización de procesos, como lo hemos mencionado en este artículo, esta actividad es de suma importancia, pues representa una de las mejores prácticas empresariales para alcanzar un crecimiento controlado y ordenado.
También con esta solución es posible reducir los tiempos de respuesta ante distintas situaciones de interacción con clientes, así como el manejo de información eficiente que permita la toma de decisiones y la reducción de los costos de las operaciones llevadas a cabo.
¿Cuáles son las ventajas de sumarlo a mi empresa o PYME?
Los software de gestión empresarial son herramientas que se han ido popularizando entre las organizaciones, ya que conducen a mejorar las experiencias profesionales, aumentar la productividad y optimizar las actividades del día a día.
Estos sistemas son la opción ideal si deseamos reforzar el trabajo cotidiano como libros contables, control de finanzas, organización de inventarios, entre otras cosas.
Con una buena administración de procesos, apoya para un crecimiento de negocio bien estructurado. Además, el buen uso de esta herramienta permite establecer métricas para monitorear el crecimiento del negocio y tomar decisiones basadas en información real y oportuna.
Implementar un ERP no tiene por qué ser un problema, sino una solución permanente que apoye a tu personal e impulse a tu empresa a crecer de forma exponencial y ordenada.
Con un ERP lograrás controlar las operaciones de tu empresa de modo rápido, preciso y certero. ¡Además, esta acción te ayudará a olvidarte del trabajo manual para enfocarte en el crecimiento de tu negocio y de tus colaboradores!
En Dataware tenemos 30 años de experiencia ofreciendo soluciones tecnológicas que se adaptan a las necesidades de nuestros clientes, apoyándolos en todo momento en diversas áreas como en el mapeo de procesos para mejorar sus prácticas empresariales y mucho más. ¡Da clic en el botón para saber cómo podemos apoyarte y descarga nuestro catálogo de soluciones!
