La administración del inventario es una actividad central dentro de una empresa, pues es por medio de esta tarea que podemos asegurar la subsistencia de la misma. En este blog te compartimos la importancia de optimizar la administración de tu inventario y cinco tips para perfeccionar la gestión del mismo.
Antes de comenzar debemos conocer a profundidad qué es un inventario, qué podemos obtener de esta sencilla práctica y cómo ha ido evolucionando a lo largo del tiempo para mejorar la calidad administrativa de las empresas.
Lo que debes saber sobre el inventario:
Podemos definir al inventario como el conjunto de artículos, productos o mercancías que tiene la empresa para negociar, permitiendo a la compañía la compra, venta o fabricación de productos, bienes o servicios para comercializarlos en un periodo determinado.
El inventario debe ser administrado eficientemente, ya que según Ehrhardt y Brigham (2007) persigue dos objetivos fundamentales: 1) garantizar, con el inventario disponible, la operatividad de la empresa. 2) conservar niveles óptimos que permita minimizar los costos totales (de pedido y de mantenimiento).
Los inventarios se crearon por diversas razones, una de las principales es el prevenir la escasez de productos, ya que esto nos ayuda a evitar generar gastos al momento de presentarse un alza en los precios o en la demanda.
Gracias a los avances tecnológicos, la gestión de inventarios y la optimización del mismo se ha visto beneficiado por medio de herramientas como: Software especializados y la conectividad por medio de la nube, debido a que permiten llevar un control óptimo y mucho más organizado, además de que son herramientas fáciles de utilizar y acceder por más de una persona.
Software para la gestión del inventario:
Los WMS (Warehouse Management System) son sistemas que permiten llevar la gestión de almacenes y control de inventario desde un solo sitio, permitiendo a la empresa organizar y generar diferentes reportes.
También existen soluciones tecnológicas muy robustas y eficientes como los sistemas de Gestión Empresarial (ERP) los cuales permiten no solo gestionar los inventarios de la empresa, sino también llevar diversas áreas como el departamento de ventas, compras, finanzas y mucho más.
La ventaja de contar con estos sistemas avanzados es también la posibilidad de crear soluciones mucho más completas y enfocadas a las necesidades de tu empresa, debido a que en muchas ocasiones estos software son agrupables.
Es decir, puedes combinarlos y de esta forma contar con más de un sistema que opere y automatice las diferentes actividades dentro de la empresa.
Otro beneficio que nos brindan estas herramientas es la información que se obtiene de la implementación de ellas en las diferentes áreas de tu organización. Pues estos datos se vuelven medibles y a su vez el llevar estas mediciones y análisis nos permite llegar a la mejora continua de nuestros procesos internos e incluso externos.
Manteniendo una buena gestión de inventarios podemos impulsar la productividad en todas las actividades que se encuentren relacionadas y si a esto le sumamos la optimización del mismo, lograremos incrementar las ganancias de nuestra compañía.
5 Tips para optimizar la administración del inventario:
Ahora, la pregunta antes de comenzar con una tarea que puede llegar a ser grande en cuanto a horas invertidas, será ¿por dónde empiezo?, con estos cinco tips te será muy fácil dar ese primer paso para comenzar a optimizar tu inventario y mantener las operaciones de tu empresa estables y claras.
Pronostica tu demanda:
Al momento de comenzar, ya sea desde cero o desde un inventario anterior, lo primero que debemos tomar en cuenta es lo que ya tenemos, esto nos ayudará a evitar tener un desabasto o exceso de mercancía.
Para tener un pronóstico aproximado, debemos tener un registro de la rotación de los productos, bienes o servicios que entran y salen de nuestro almacén o empresa, tomando en cuenta incluso si el giro de tu empresa maneja las salidas y entradas de mercancías por temporadas o periodos.
Clasificar los productos:
Una vez que tenemos nuestro pronóstico podemos comenzar a clasificar nuestros productos o mercancías en grupos, familias o departamentos, dentro de ellos también podemos sub categorizar, de esta forma tendremos mucha más claridad de la existencia de productos, materias primas y mercancías que tiene tu empresa.
El hacer esto será de gran ayuda, pues facilitará no solo la organización y el orden de los mismos, sino también el flujo de órdenes de compra, resguardo, acomodo, distribución e incluso el servicio a tus clientes.
Actualizar el inventario periódicamente:
Una vez iniciados estos dos primeros puntos, debes tomar en cuenta que es una práctica que se debe mantener en tu empresa, es decir, debes ser consciente de que periódicamente se tendrá que estar actualizando el inventario.
Esta actualización de inventario la puedes hacer de acuerdo a tu capacidad de almacenamiento, capacidad de pago, el tiempo en que tardan tus proveedores en entregarte material, por demanda, entre otras.
Monitorea su rendimiento:
Al tratarse de un inventario que constantemente se actualiza, es importante llevar un monitoreo del mismo para así poder prevenir posibles errores o situaciones inesperadas dentro de tus actividades.
La clave del éxito está en optimizar tus procesos para reducir o evitar en la medida de lo posible los errores cotidianos que al final sumados generan pérdidas a tu empresa.
Pongamos manos a la obra e Implementemos:
Actualmente, hay gran variedad de software que te pueden ayudar a llevar una gestión adecuada no solo de tus inventarios, sino de la mayoría de las actividades de tu empresa.
Desde la entrada de materiales, el proceso de fabricación, la compra y venta de productos o materias prima, tus finanzas, en la gestión de tus recursos humanos, hasta la entrega final (control de calidad) de tus productos.
Un ERP te puede ayudar a:
Automatizar:
Todas estas tareas se harán en un solo sitio, además de que serán repetitivas y podrás con esto obtener informes y llevar un seguimiento puntual del avance de las mismas.
Escalar:
En la medida en que obtienes información y mejoras en tus procesos internos y externos, las necesidades aumentan, por lo que tu ERP requerirá escalar de acuerdo a esas necesidades.
Mejorar:
Con un sistema de gestión de almacén o empresarial, no solo optimizará tus actividades empresariales, sino también en la atención a tus clientes y proveedores.
Llevar una correcta operación de nuestros inventarios puede ser una labor que requiere de muchas horas de trabajo si se realiza de forma manual. Sin embargo, podemos hacer uso de las diferentes herramientas tecnológicas para ayudarnos a optimizar estos procesos de manera rápida y sencilla.
Solamente tú sabes qué actividades se ejecutan dentro de tu empresa, así como número de colaboradores, ingresos económicos y de mercancía, operaciones, procesos, etc. Una vez que sepas dónde estás, puedes decidir hacia dónde quieres llegar.
En Dataware, como líder de innovación tecnológica para empresas y con más de 30 años de trayectoria, sabemos lo importante que es el apoyo de estas soluciones para alcanzar mejores resultados.
Si te quedan dudas respecto a las herramientas que puedes implementar en tu empresa para automatizar tus procesos o mejorarlos, te invitamos a dar clic para realizar un diagnóstico gratis, en el que podrás conocer las soluciones tecnológicas que tu empresa necesita, da clic en el botón de abajo y descúbrelo
